Belege als Excel, CSV oder PDF exportieren

Entscheide zuerst, welche Einträge du brauchst

Ob du Monatsausgaben prüfen, Belege mit deinem Steuerberater teilen oder in einer eigenen Tabelle arbeiten möchtest: Du kannst Belege als Excel, CSV oder PDF exportieren. Alle drei Formate stehen in der mobilen App und im Web-Bereich zur Verfügung.

Lege zuerst den benötigten Zeitraum und die Währung fest. Prüfe beim Export aus der Belegliste auch die gewählten Filter einschließlich der Kategorie. So bleiben nicht relevante Einträge und Informationen, die du nicht teilen möchtest, außerhalb der Datei.

So exportierst du im Web-Bereich

1. Melde dich mit deinem bestehenden Konto im Web-Bereich an.
2. Wähle in der Belegliste die benötigten Datums-, Kategorie- und Währungsfilter.
3. Klicke im Exportbereich auf Excel, CSV oder PDF.
4. Öffne den Download-Link, sobald die Datei bereitsteht, und speichere sie.

Beim Export auf der Berichtsseite verwendet die Datei den Zeitraum und die Währung des angezeigten Berichts. Der Kategoriefilter der Belegliste wird nicht auf diesen Export angewendet. Ohne passende Einträge entsteht keine Download-Datei; prüfe in diesem Fall den Zeitraum und die Filter.

Excel: zur Prüfung in einer Tabelle

XLSX eignet sich, wenn du Einträge in Excel oder einer kompatiblen Tabellenkalkulation prüfen möchtest. Du kannst Zeilen filtern und in deine eigene Arbeitsmappe übernehmen.

Das VKN/TCKN-Feld des Händlers wird beim Excel-Export als Text gespeichert, damit führende Nullen erhalten bleiben. Achte beim Bearbeiten und Speichern auf die Spaltenformate.

CSV: für den Import in andere Werkzeuge

CSV speichert Tabellendaten als Text. Viele Werkzeuge können diese Dateien importieren, interpretieren aber Trennzeichen, Zeichenkodierung und Spaltentypen möglicherweise unterschiedlich.

Wähle beim Import von Kennungen wie Steuernummern eine Textspalte. Die automatische Zahlenerkennung einer Tabellenkalkulation kann führende Nullen ausblenden, obwohl sie in der Datei vorhanden sind.

PDF: zum Lesen und Teilen eines Berichts

PDF eignet sich für ein festes Berichtslayout. PDF-Exporte von Receiptopus enthalten auch Belegbilder. Viele Bilder können die Vorbereitungszeit und die Dateigröße erhöhen.

Prüfe die Datei vor dem Herunterladen und Teilen

1. Kontrolliere den Zeitraum und die Währung.
2. Vergleiche wichtige Beträge mit dem Originalbeleg.
3. Prüfe, ob persönliche Informationen enthalten sind, die du nicht teilen möchtest.
4. Stelle sicher, dass sich die Datei im vorgesehenen Werkzeug öffnen lässt.

Ein Export-Download-Link ist 24 Stunden gültig. Links zu Belegbildern in Berichten gelten einen Kalendermonat ab Erstellung. Lade benötigte Dateien herunter; verlasse dich für eine langfristige Aufbewahrung nicht allein auf Links. Jeder, der einen solchen Link besitzt, kann bis zu seinem Ablauf auf die entsprechende Datei oder das Bild zugreifen. Veröffentliche diese Links nicht.

Ein Bericht ist keine buchhalterische Bescheinigung

Ein Export hilft, Informationen geordnet zu übertragen. Er garantiert für sich genommen weder die amtliche Gültigkeit eines Dokuments noch dessen steuerliche Anerkennung oder die Richtigkeit der Angaben. Bewahre Originaldokumente auf und hole bei Bedarf fachlichen Rat ein.