Kassenbons digitalisieren und an den Steuerberater schicken – so geht’s

Tankquittungen im Handschuhfach, Kassenbons im Portemonnaie und am Monatsende die Frage des Steuerberaters: „Haben Sie noch Belege für mich?“ Eine regelmäßige Belegerfassung kann die Vorbereitung vereinfachen.

Dabei ist wichtig, zwischen einer praktischen Belegübersicht und den Anforderungen an Buchführung, Vorsteuerabzug und Aufbewahrung zu unterscheiden.

Warum Sie Belege früh erfassen sollten

Thermopapier kann durch Licht, Wärme und Reibung verblassen. Fotografieren Sie Belege deshalb möglichst, solange alle Angaben gut lesbar sind. Prüfen Sie, ob das Bild vollständig und scharf ist.

Welche Angaben helfen Ihrem Steuerberater?

Je nach Beleg und Geschäftsvorgang können insbesondere folgende Informationen relevant sein:

Ausstellungsdatum und Name des Händlers.
Gesamtbetrag und Währung.
Ausgewiesene Steuerangaben, soweit vorhanden.
Art und betrieblicher Anlass der Ausgabe.
Der zugehörige Beleg.
Steuernummer oder USt-IdNr., soweit für den konkreten Beleg erforderlich.

Nicht jeder Kassenbon muss dieselben Angaben wie eine vollständige Rechnung enthalten. Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen, mit gesetzlichen Ausnahmen. Eine Steuernummer oder USt-IdNr. gehört nicht generell zu den dort genannten Mindestangaben.

Ein vorhandener Beleg oder ein erkannter Steuerbetrag bedeutet nicht automatisch, dass eine Ausgabe abzugsfähig ist oder ein Vorsteuerabzug zulässig ist. Besprechen Sie Zweifelsfälle mit Ihrem Steuerberater.

So geht’s mit Receiptopus

Beleg fotografieren oder hochladen. Sie können auch mehrere unterstützte Bilddateien in einem Vorgang hochladen.
Nach der Verarbeitung Angaben prüfen. Kontrollieren und bearbeiten Sie unterstützte Felder wie Händler, Datum, Gesamtbetrag, erfasste Steuer und Währung. OCR-Ergebnisse können Fehler enthalten.
Kategorie überprüfen. Passen Sie eine unzutreffende Kategorie an.
Zeitraum auswählen und exportieren. Erstellen Sie eine Excel-, CSV- oder PDF-Datei und vergleichen Sie wichtige Angaben mit den Originalbelegen.
Im vereinbarten Verfahren teilen. Fragen Sie Ihre Kanzlei, welche Dateien und Belege sie benötigt und über welchen Weg Sie sie sicher übermitteln sollen.

Am Computer können Sie sich mit Ihrem bestehenden Konto im Web-Bereich anmelden und Belege bearbeiten oder exportieren.

Originalbelege aufbewahren?

Nach § 147 AO beträgt die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre. Andere Unterlagen können anderen Fristen unterliegen. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist. Steuerlich relevante offene Verfahren können eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.

Ob Papierbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen, hängt von den gesetzlichen und organisatorischen Voraussetzungen des konkreten Verfahrens ab. Ein Foto oder Export allein erfüllt nicht automatisch alle Anforderungen.

Receiptopus wird nicht als GoBD-konformes oder revisionssicheres Archiv angeboten. Bewahren Sie Originale im Zweifel auf und klären Sie das Vorgehen mit Ihrem Steuerberater.

Download-Links für Exporte sind 24 Stunden gültig; Links zu Belegbildern in den Dateien laufen nach einem Monat ab. Sie ersetzen keine langfristige Aufbewahrung der benötigten Unterlagen.

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Welche Datei passt zu Ihrem Arbeitsablauf? Unsere Anleitung zu Excel, CSV und PDF erklärt die Unterschiede. Receiptopus ist im App Store und bei Google Play verfügbar. Scan-Guthaben können Sie bei Bedarf in der mobilen App kaufen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar.

Amtliche Quellen

Rechtsgrundlagen geprüft am 11. November 2026.