Cómo organizar tickets y facturas para tu gestoría si eres autónomo

Un ticket de aparcamiento en el coche, una factura en el correo y varias fotos pendientes de enviar: si trabajas por cuenta propia, reunir los justificantes puede convertirse en una tarea recurrente.

Una rutina sencilla te ayuda a localizar los documentos y a compartirlos con tu gestoría. Lo importante no es solo fotografiarlos, sino conservar los justificantes adecuados y revisar qué información necesita tu asesor.

Un ticket no siempre basta para deducir el IVA

En el lenguaje cotidiano hablamos de tickets, pero para efectos fiscales conviene distinguir entre una factura completa y una factura simplificada. La Agencia Tributaria explica en qué operaciones se puede expedir cada tipo y qué datos debe contener.

Si quieres deducir el IVA mediante una factura simplificada, el emisor debe incluir, además de los datos exigidos para esa factura, el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA repercutida por separado. Que un ticket diga «IVA incluido» no significa, por sí solo, que reúna todos los requisitos para esa deducción.

Además, el gasto debe cumplir las condiciones aplicables a tu actividad y el documento debe registrarse de la forma exigida. Tener una foto o detectar un importe de IVA no convierte automáticamente una compra en un gasto deducible. La deducibilidad en el IRPF y la del IVA tampoco son la misma cuestión.

Consejo práctico: pregunta a tu gestoría qué factura necesitas y, cuando corresponda, solicítala al proveedor al hacer la compra.

Qué revisar antes de enviar los documentos

Acuerda con tu gestoría una lista adaptada a tu actividad. Puede incluir:

Fecha del documento y, cuando sea distinta y relevante, de la operación.
Nombre del proveedor.
Número de factura y datos fiscales que exija el documento.
Importe total, moneda e información de IVA que figure en la factura.
Relación de la compra con tu actividad.
Documento original y una copia legible para su revisión.

No todos estos datos son campos que Receiptopus extraiga o permita editar. Conserva la información adicional que necesites junto con el documento y no confundas un resumen de gastos con una factura completa.

Una rutina con Receiptopus

Captura el justificante mientras se lea bien. Haz una foto completa o carga varias imágenes compatibles. Revisa que no estén borrosas.
Comprueba los datos procesados. Receiptopus usa OCR para ayudar a leer campos compatibles como proveedor, fecha, total, impuesto y moneda. Después del procesamiento puedes revisar y corregir los campos admitidos.
Revisa la categoría y los duplicados. Una categoría automática es una ayuda de organización, no una decisión sobre el tratamiento fiscal.
Prepara el periodo acordado. Selecciona las fechas y exporta un resumen como Excel, CSV o PDF. Comprueba los importes con los documentos.
Comparte lo que tu gestoría necesite. Pregunta si quiere el resumen, las facturas originales, imágenes u otro formato. Utiliza el canal de envío que hayáis acordado.

Si prefieres trabajar desde el ordenador, puedes acceder al panel web con tu cuenta existente y revisar registros o exportar informes. La cuenta nueva se crea desde la aplicación móvil.

Guarda los documentos, no solo los enlaces

La Agencia Tributaria exige conservar facturas y justificantes en las condiciones aplicables, garantizando su autenticidad, integridad, legibilidad y acceso. Su guía general de facturación señala el plazo de prescripción tributaria de cuatro años, pero también recoge supuestos que requieren más tiempo. No uses ese número como fecha automática para destruir todos tus documentos: pueden concurrir otras obligaciones y situaciones que tu gestoría debe revisar.

Los enlaces de descarga de informes de Receiptopus duran 24 horas y los enlaces a imágenes dentro de los informes caducan al mes. Descarga lo necesario y conserva los originales y las copias duraderas que te correspondan. El servicio no se presenta como un archivo fiscal homologado ni la foto como sustituto automático del original.

Qué hace la aplicación y qué no

Receiptopus ayuda a organizar la información de tus justificantes. No presenta declaraciones ante la Agencia Tributaria, no emite facturas ni se ofrece como solución de facturación electrónica o VERI*FACTU. Un Excel exportado tampoco equivale por sí solo a los libros registro fiscales que debas llevar.

Puedes consultar la guía de exportación a Excel, CSV y PDF y acordar con tu gestoría un procedimiento sencillo. Receiptopus está disponible en App Store y Google Play; puedes comprar créditos de escaneo cuando los necesites.

Este artículo ofrece información general y no constituye asesoramiento fiscal ni contable. Consulta tu situación con tu asesoría o gestoría.

Fuentes oficiales

Información consultada el 11 de noviembre de 2026.